江西省井冈山大学教育基金会会计档案管理办法

（本办法经2023年5月18日第一届理事会第四次会议表决通过）

第一章  总  则

第一条　为规范教育基金会会计档案的管理，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》《江西省档案管理条例》《高等学校档案工作规范》和《江西省井冈山大学档案管理办法》，结合教育基金会实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于教育基金会。

第三条　会计档案是指教育基金会在进行会计核算等过程中接收和形成的,用于记录和反映经济业务事项的,具有保存价值的会计凭证、报表、账册、文字、图表、电子文档等。

第四条　教育基金会指定专人负责会计档案管理，对会计档案进行收集、分类、立卷、保管、交接和借阅等工作。

第二章  会计档案分类

第五条　会计档案按工作内容、功能、作用分为六类。

（一）凭证。原始凭证、记账凭证。

（二）账簿。总账、明细账、日记账和辅助账。

（三）报表。年度财务会计报告、财务执行预算报告、政府会计报表（财务和预算报表）、固定资产投资报表等。

（四）税务资料。纳税申报资料、减（免）税备案资料等。

（五）电子档案。电子账套财务数据及专项工作电子数据（声像）。

（六）其他资料。银行存款余额调节表、银行对账单、银行账户多级对账、票据存根、会计档案移交清册和会计档案保管清册等。

第三章  会计档案立卷

第六条　根据会计基础工作、会计档案管理、内部控制等有关规定，对接收和形成的会计资料进行立卷归档。

（一）凭证。记账凭证及所附原始凭证，每月按自然顺序号，折叠整齐，大小一致，厚薄均匀，装订成册，张贴封面，封面上标注种类、日期、起止号、负责人、主管人、装订人等。

（二）账簿。总账、明细账、日记账和辅助账正反打印在A4纸上，装订成册，在封面上标明账簿名称、会计年度、负责人、记账人和装订人，内页有目录。

（三 ）报表。年度财务会计报告（基金会决算报表、附表、附注、文字说明及其他财务会计报告）、财务执行预算报告、政府会计报表（财务和预算报表）、会计期间末了及时打印装订，在报表封面上加盖单位公章、财务负责人和填报人签章。

（四）税务资料。纳税申报资料、减（免）税备案资料、捐赠税发票开具明细及汇总表等。按年度分类装订并加具封面，在资料封面上应载明资料名称、会计年度、单位负责人和装订人。

（五）电子档案。电子账套财务数据及专项工作电子数据（声像），年度末和专项工作结束，及时拷贝一份电子数据（光盘或移动存储介质）备查，在光盘或移动存储介质分类分年管理。电子账套财务数据由财务人员负责提供，专项工作电子数据（声像）由专项工作负责人提供。

（六）其他档案资料。银行存款余额调节表、银行对账单、银行账户多级对账单等，在次年1月31日前，按职责分工由相关岗位人员按月（年）打印装订并加具封面，在封面上应载明资料名称、所属会计年度、负责人、装订人；票据存根按使用年度由票据管理岗移交资料室保管备查；会计档案移交清册和会计档案保管清册由会计资料管理人员负责编制并做好交接工作。

第四章  会计档案交接

第七条　为了保证会计档案连续性、及时性和安全性，接收和形成的会计档案按以下期限进行交接。

（一）凭证。1-6月形成记账凭证须在8月31日前装订成册后移交至财务资料室保管。7-12月形成记账凭证须次年3月15日前装订成册后移交至财务资料室。对附件不完整，未装订成册，须补充完整，装订成册后移交。

（二）账簿。1月31日前完成上一年度账簿打印、装订、标注和移交。

（三）报表。1月31日前完成上一年度报表打印、装订、标注和移交。

（四）工薪、公积金资料。1月31日前完成上一年度资料整理、装订、标注和移交。

（五）税务资料。1月31日前完成上一年度资料整理、装订、标注和移交。

（六）电子资料。1月31日前完成上一年度会计套账电子数据导出、标注和移交。专项工作电子数据于当年7月和下年度1月导出、标注和移交。所以电子数据需限制修改，确保准确性。

（七）其他会计档案资料。1月31日前完成上一年度资料整理、装订、标注和移交。

第八条　会计档案移交时，按会计资料移交清单所列内容逐项核实交接，不漏号、不漏页，装订牢固，监交人、移交人和接交人在会计资料移交清单上签字确认。

第九条　教育基金会会计档案室只存放当年和上一年度会计资料。保管期满1年后的会计档案于每年4月30日以前移交至校档案馆保管。

第五章  会计档案查阅

第十条　会计档案可以基本还原经济业务发生过程，为保护职工个人隐私，会计资料查阅严格履行查阅手续。

（一）内部人员查阅。持身份证或校园一卡通，查阅非本人项目，还需持项目负责人委托书。到基金会财务部查询需查询业务时间、凭证号。未移交资料室保管的，由基金会财务部负责提供查询服务。已移交资料室保管的，由会计资料管理岗提供查询服务。已移交校档案馆的，告之其到校档案馆查询。

（二）外部人员查阅。持身份证和单位出具的委托书，到基金会财务部查询需查询业务时间、凭证号。未移交资料室保管的，由基金会财务部负责提供查询服务。已移交资料室保管的，由会计资料管理岗提供查询服务。已移交校档案馆的，告之其到校档案馆查询。

第十一条　会计档案查阅须谨慎，严禁在档案上涂改、勾画、批注，严禁污损、折叠、抽取、调换、剪裁、毁坏会计资料。

第十二条　做好查阅登记，及时将会计资料归放原位。

第十三条　会计档案不得外借。

第六章  附则

第十四条　会计档案管理岗定期对归档资料的整理及交接进行指导和监督。

第十五条　本办法由江西省井冈山大学教育基金会负责解释。

第十六条　本办法自发布之日起实施。